Апостиль

В 1992 г. Российская Федерация присоединилась к Гаагской конвенции 1961 г., которая отменяет для стран - участниц Конвенции требование дипломатической или консульской легализации официальных документов, направляемых в ту или иную из этих стран.

Документы, выданные в России и предназначенные для представления в официальные органы других стран (участниц Гаагской конвенции), удостоверяются в особом, упрощенном порядке. Этот порядок заключается в следующем: уполномоченные органы Российской Федерации проставляют специальный штамп (апостиль), который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран - участниц Конвенции.

Согласно ст. 9 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство принимает необходимые меры для того, чтобы его дипломатические или консульские агенты не производили легализации в тех случаях, когда Гаагская конвенция предусматривает освобождение от таковой.

Апостиль "удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ" (ст. 5 Гаагской конвенции). Документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран - участниц Гаагской конвенции.

Порядок проставления апостиля, предусмотренный нормативными актами Российской Федерации, отличается достаточно сложным механизмом, вызывающим затруднения в правоприменительной практике.

Так, в арбитражный суд обратилось акционерное общество с иском к областному отделу юстиции о признании недействительным отказа от проставления апостиля на нотариально удостоверенном документе.

Отдел юстиции, возражая против исковых требований, утверждал, что письмо отдела юстиции с отказом в проставлении апостиля не является актом, подлежащим обжалованию в соответствии со ст. 22 АПК РФ.

Президиум Высшего Арбитражного Суда посчитал эти возражения необоснованными по следующим основаниям.

Согласно ч. 2 ст. 22 АПК РФ, к экономическим спорам, разрешаемым арбитражным судом, относятся, в частности, споры о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, не соответствующих законам и иным нормативным правовым актам и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан.

В соответствии со ст. 1 Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, апостилъ проставляется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территорию другого договаривающегося государства. Согласно письму Министерства юстиции РСФСР от 17.03.92 г. № 7-2/26 "О проставлении апостиля", органы юстиции на местах проставляют апостиль на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений органов юстиции и соответствующих судебных органов республики, края, области, округа, города, а также на копиях и иных документах, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той республике, крае, области, округе, городе.

Документ, представленный для проставления апостиля, был заверен в нотариальном порядке и подлежал направлению в суд иностранного государства. Отдел юстиции своим письмом отказал истцу в проставлении апостиля.

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации признал, что указанное письмо является ненормативным актом управления, в котором нарушены права акционерного общества, закрепленные в международно-правовой норме и законодательстве Российской Федерации.

В таких обстоятельствах истец правомерно обратился за защитой нарушенных прав в арбитражный суд Российской Федерации.

Итак, иски о признании недействительным отказа уполномоченных органов государственного управления Российской Федерации в проставлении апостиля па документах, представляемых в суды (и другие официальные органы) иностранного государства, подлежат рассмотрению в арбитражных судах Российской Федерации.

В соответствии со ст. 6 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. В Российской Федерации апостиль проставляют следующие учреждения:

1. Министерства юстиции республик в составе Российской Федерации, органы юстиции субъектов Российской Федерации на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той же республике, крае, области, округе, городе;
2. Республиканские органы записи актов гражданского состояния республик в составе Российской Федерации, органы записи актов гражданского состояния субъектов Российской Федерации на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих из вышеупомянутых органов;
3. Соответствующий отдел документально-справочной работы Росархива на документах, выдаваемых центральными государственными архивами Российской Федерации;
4. Архивные органы республик, автономных образований, краев и областей на документах, выдаваемых подведомственными им архивами;
5. Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации на документах, оформляемых по линии прокуратуры;
6. Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации проставляет апостиль на документах об образовании.

Министерство иностранных дел Российской Федерации и его консульские учреждения полномочиями по проставлению апостиля не наделены.

Иностранные консульские учреждения в Российской Федерации также не имеют полномочий своих государств по проставлению апостиля на документах.

Компетентные органы Российской Федерации, уполномоченные проставлять апостиль на документах, должны руководствоваться при оформлении документов для их действия за границей международными договорами, законодательством Российской Федерации, инструктивными указаниями и распоряжениями. Исходя из этого, сотрудники проставляющие апостиль на документах, должны проверять соответствие документов, представляемых им для оформления, действующему законодательству, а также правильность оформления нотариусами документов.

В соответствии со ст. 1 Гаагской конвенции отмена требования легализации иностранных документов распространяется на официальные документы, которые были выданы на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства.

По смыслу Гаагской конвенции под официальными документами понимаются:

1) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

2) административные документы;

3) нотариальные акты;

4) официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких, как официальные удостоверения, подтверждающие регистрацию документа или факта, имевшего место на определенную дату, официальное и нотариальное заверение подписей.

Действие Гаагской конвенции распространяется на документы об образовании, гражданском состоянии, трудовом стаже, свидетельства о нахождении в живых, справки, доверенности, судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам и др.

Гаагская конвенция не распространяется на документы, выданные дипломатическими или консульскими агентами, а также административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции. К таким документам относятся доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним и т.д. Это означает, что в тех случаях, когда это предусмотрено внутренним законодательством страны, на территории которой будут использоваться данные документы, они должны легализоваться обычным путем, т.е. применяется консульская легализация, включающая в себя последовательное проставление удостоверительной надписи в нескольких учреждениях. Сохранение многоступенчатости при легализации такого рода документов позволяет осуществлять более строгий контроль за деятельностью коммерческих предприятий.

В тоже время апостиль должен быть проставлен на уставах и учредительных документах, на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.). При этом необходимо отметить, что на уставных документах, а также на изменениях и дополнениях к этим документам должна быть отметка и печать регистрационной палаты, а также подпись должностного лица регистрационной палаты.

Приведем пример использования Гаагской конвенции на практике. Так, например, судно, перевозящее из США в Россию партию продуктов питания, в пути было застигнуто морской стихией. Капитан судна, сделав остановку в одном из морских портов Франции, принес морской протест французскому нотариусу. Акт о морском протесте, выданный нотариусом во Франции, в случае его предоставления российским таможенникам в качестве документа, подтверждающего факт наступления форс-мажорных обстоятельств, может быть удостоверен путем, проставления апостиля, поскольку и Россия и Франция являются участниками Гаагской конвенции.

Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа либо на его обратной стороне или же на отдельном листе бумаги. В последнем случае листы документа и лист с апостилем скрепляются имеете путем прошивания ниткой любого цвета (либо специальным тонким шнуром или лентой) и пронумеровываются. Последний лист документов в месте скрепления заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется печать. Оттиск печати должен быть расположен равномерно на "звездочке" и на листе. Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль. Лист с апостилем должен быть подшит к документу указанным способом и в том случае, если документ имеет твердую обложку.

Проставление апостиля производится путем оттиска штампа апостиля с его последующим заполнением, на котором проставляется печать. Апостиль может быть составлен на языке, выдающего его органа. Заголовок "Ароstille (Convention de la Hayed u 5 October 1961)" должен быть дан на французском языке. Печать «апостиль» должна иметь форму квадрата со сторонами 9x9 см. Не допускается изготовление апостиля методом ксерокопирования штампа.

Заполнения штампа апостиля производится в соответствии с Гаагской конвенцией и Методическими рекомендациями Министерства юстиции Российской Федерации.

Если документ подписан несколькими лицами, в апостиле указывается подпись и должностное положение, главного из них по должности. Если в документе не предусмотрена подпись конкретного должностного лица, то в строке № 2 штампа апостиля указывается: «подпись не предусмотрена», а в строках № 3 и № 4 записывается официальное название учреждения, органа от которого исходит документ. Когда предъявленный к проставлению апостиля официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнении, но фамилия подписавшего должностного лица не расшифрована и установить ее в связи с давностью не представляется возможным в строке № 2 штампа апостиля после слова «подписан» вместо фамилии записывается «должностным лицом», а в строке № 3 указывается должностное положение этого лица.

В случаях проставления апостиля на копиях официальных документов в строке № 1 штампа апостиля после слов «Настоящий официальный документ» должно быть записано - «нотариальная копия», «доверенность», «заявление» и др. Если документ удостоверен двумя нотариусами (нотариальная копия и перевод) обе фамилии нотариусов указываются в строке № 2 штампа апостиля.

Орган, уполномоченный проставлять апостиль, на штампе апостиля проставляет печать, на которой изображен Государственный герб Российской Федерации и написано наименование органа, уполномоченного проставлять апостиль. Иных изображений и надписей печать не должна содержать. Документы, изготовленные у нотариусов, оформляются на чистом листе бумаге.

Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации.

Все учреждения и организации Российской Федерации обязаны принимать иностранные документы без их легализации в случаях, предусмотренных Гаагской конвенцией, и не вправе отказывать в принятии и использовании иностранных документов, с проставленным на них апостилем, исходящих из страны участницы Гаагской конвенции.

Так, в арбитражный суд обратилась швейцарская компания с иском о признании недействительным договора купли-продажи пакета акций, проданного на конкурсе. Арбитражный суд отказал в принятии искового заявления, сославшись на то, что представленные швейцарской фирмой документы о регистрации фирмы и доверенность на предъявление иска подписаны ненадлежащим образом и не прошли процедуру легализации.

Швейцарская фирма обжаловала определение об отказе в принятии искового заявления, сославшись на то, что представленные ею документы не требуют легализации и оформлены в порядке, определенном международным договором.

Российская Федерация и Швейцария являются участницами Гаагской конвенции. Официальные документы из стран-участниц Гаагской конвенции принимаются на территории России с печатью «апостиль», проставленной с 31 мая 1992 г. Представленные швейцарской фирмой документы относились к разряду административных. Подписи должностных лиц на всех документах, в том числе на доверенности, были заверены апостилем в Цюрихе. Перевод этих документов был сделан в Москве, подпись переводчика была заверена апостилем московского нотариуса.

Таким образом, арбитражный суд был вправе принять исковое заявление швейцарской фирмы, сопровождаемое иностранным документом с заверенным переводом на русский язык, представленным в качестве письменных доказательств заявленных требований в полном соответствии с требованиями, установленными международным договором.

Согласно ст. 7 Гаагской конвенции указанные органы должны нести книгу записей или карточку, в которых он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом:

1) порядковый номер и дату проставления апостиля;

2) фамилию лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, а в отношении неподписанных документов - указание органа, поставившего печать или штамп.

В журнале регистрации проставленного апостиля могут содержаться также следующие сведения: кем представлен документ на проставление апостиля; наименование документа; кем подписан апостиль; страна, в которую будет направлен документ; отметка (роспись) в получении готового документа.

По требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку. Для этого лица, проставляющие апостиль, должны иметь образцы подписей должностных лиц подведомственных учреждений от которых поступают (или могут поступить) официальные документы, требующие удостоверения путем проставления апостиля.

За проставление апостиля в соответствии с Федеральным законом «О государственной пошлине» от 31 декабря 1995 года № 226-ФЗ (с последними изменениями от 13 апреля 1999 года) взимается государственная пошлина в размере 50 процентов от минимального размера оплаты труда.